Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Agape Palvelut Oy (Y-tunnus 2474190-3), Kotka. Agape Akatemia on Agape Palvelut Oy:n palvelu.
Sähköposti: asiakaspalvelu@agapepalvelut.fi
Puhelin: +358 44 777 0877

Tietosuojaa koskevat kysymykset ja pyynnöt voit lähettää samaan sähköpostiosoitteeseen.

Mitä tietoja käsittelemme ja miksi

Sivuston käyttö

Sivuston ylläpitopalvelu Cloudflare käsittelee teknisiä tietoja, kuten IP-osoitteita, selaimen tietoja ja pyyntöjen aikaleimoja, jotta sivusto voidaan toimittaa selaimeesi ja suojata hyökkäyksiltä. Käsittelyn peruste on oikeutettu etumme pitää sivusto toimivana ja turvallisena. Fontit ja kuvat ladataan omalta palvelimeltamme, joten sivun avaaminen ei välitä tietoja esimerkiksi Googlelle.

Yhteydenotot

Kun otat meihin yhteyttä sähköpostilla tai puhelimitse, käsittelemme antamiasi tietoja, kuten nimeä, yhteystietoja, yrityksen tietoja ja viestin sisältöä, kysymykseesi vastaamiseksi ja tarjouksen laatimiseksi. Käsittelyn peruste on oikeutettu etu tai sopimuksen valmistelu pyynnöstäsi.

Asiakkaat: vastuusairaanhoitajan palvelu ja sparraus

Asiakkaistamme ja heidän yhteyshenkilöistään käsittelemme nimen, yrityksen tiedot, yhteystiedot, sopimus- ja laskutustiedot sekä palvelun toteuttamiseen liittyvät viestit ja muistiinpanot. Käsittelyn peruste on sopimus ja kirjanpitoa koskevat lakisääteiset velvoitteet.

Jäsenalue

Jäsenalueelle kirjaudutaan lomakepaketin oston jälkeen saaduilla henkilökohtaisilla tunnuksilla. Käyttäjätiliä varten tallennamme sähköpostiosoitteesi, nimen ja yrityksen nimen, jos ne on annettu, tilaukseen liittyvän muistiinpanon, salasanan suojattuna tiivisteenä (emme näe salasanaasi) sekä tilin luontiajan ja viimeisimmän kirjautumisajan. Tietoturvan vuoksi kirjaamme myös epäonnistuneiden kirjautumisyritysten määrän sähköpostiosoitteittain tilapäistä lukitusta varten.

Yritystason asiakirjoihin (liiketoiminta-, omavalvonta-, lääkehoito-, tietoturva- ja valmiussuunnitelma) kirjoittamasi vastaukset, yrityksen perustiedot ja jäsenalueen tienestilaskurin luvut tallennetaan tilillesi, jotta voit jatkaa työtä toisella laitteella. Vastauksissa voi olla henkilötietoja, esimerkiksi vastuuhenkilön ja henkilöstön nimiä. Käytämme tietoja vain palvelun toimittamiseen. Voit poistaa ne itse jäsenalueen etusivulta, ja ne poistetaan, kun tili poistetaan. Asiakaskohtaisiin asiakirjoihin (hoito- ja palvelusuunnitelma, palvelusopimus) kirjoitettuja asiakkaiden tietoja ei tallenneta tilille eikä selaimeen.

Käsittelyn peruste on sopimus, eli ostamasi lomakepaketin käyttöoikeus. Tilitiedot ja lomakkeiden tiedot säilytetään Cloudflaren tietokannassa, joka on rajattu toimimaan ja tallentamaan tiedot EU:n alueella. Säilytämme tilin niin kauan kuin käyttöoikeus on voimassa, ja poistamme sen pyynnöstäsi. Kirjautuminen tallentaa selaimeesi välttämättömän evästeen, joka pitää sinut kirjautuneena.

Lomakepaketin tilaukset

Kun ostat lomakepaketin, tallennamme tilauksesta nimesi, sähköpostiosoitteesi, yrityksen nimen, jos annoit sen, tuotteen, hinnan ja arvonlisäveron, maksun tunnisteen ja maksutavan, maksun tilan, tilaus- ja maksuajan sekä ajan, jolloin hyväksyit toimitusehdot. Käytämme tietoja tilauksen toimittamiseen, jäsenalueen tunnusten luomiseen, tilausvahvistuksen ja kuitin lähettämiseen, asiakaspalveluun ja kirjanpitoon. Käsittelyn peruste on sopimus ja kirjanpitoa koskevat lakisääteiset velvoitteet. Tilaukset säilytetään samassa EU:n alueelle rajatussa Cloudflaren tietokannassa kuin jäsenalueen tiedot.

Maksu tehdään Paytrail Oyj:n maksupalvelussa. Paytrail käsittelee maksamiseen tarvittavia tietoja puolestamme ja lisäksi omien lakisääteisten velvoitteidensa, kuten rahanpesun estämisen, vuoksi. Emme näe pankki- tai korttitietojasi. Tilausvahvistuksen ja kuitin lähetämme Resend-sähköpostipalvelulla.

Sparraus

Sparraus varataan ja maksetaan Ajas-ajanvarausjärjestelmässä. Varauksen tiedot, kuten nimi, yhteystiedot ja varattu aika, tallentuvat Ajasiin.

Kun käsittelemme tietoja asiakkaan lukuun

Vastuusairaanhoitajan palvelussa käsittelemme asiakasyksikön henkilöstön tietoja, kuten lääkehoidon tenttisuorituksia, näyttöjä ja lääkelupia. Lääkehoidon poikkeamien käsittelyssä voimme käsitellä myös yksikön asiakkaita koskevia tietoja. Näissä tilanteissa rekisterinpitäjä on asiakasyritys, ja me käsittelemme tietoja sen lukuun ja sen ohjeiden mukaan. Käsittelystä sovitaan kirjallisesti asiakkaan kanssa tehtävässä sopimuksessa.

Selaimeen tallentuvat tiedot

Julkiseen tienestilaskuriin kirjoittamasi luvut pysyvät omalla laitteellasi, eikä niitä lähetetä palvelimellemme. Jäsenalueen lomakkeiden tiedot tallentuvat lisäksi tilillesi, kuten kohdassa Jäsenalue kerrotaan. Käytämme selaimen tallennusta vain palveluihin, joita itse käytät, emmekä seurantaan.

Asiakaskohtaisiin asiakirjoihin (hoito- ja palvelusuunnitelma, palvelusopimus) kirjoitettuja asiakastietoja ei tallenneta selaimeen lainkaan. Ne tallentuvat vain itse valitsemaasi tiedostoon. Olet itse rekisterinpitäjä asiakkaidesi tiedoille, joita kirjaat näihin asiakirjoihin.

Vastaanottajat ja käsittelijät

Käytämme luotettuja palveluntarjoajia, jotka käsittelevät tietoja puolestamme ja ohjeidemme mukaan:

• sivuston ylläpito, jäsenalueen käyttäjätietokanta ja tilaukset: Cloudflare
• lomakepaketin maksunvälitys: Paytrail Oyj
• tilausvahvistukset ja kuitit sähköpostilla: Resend
• sparrauksen ajanvaraus ja maksu: Ajas
• muu sähköposti
• kirjanpito ja laskutus

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille, kun laki sitä edellyttää.

Tietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Cloudflare on yhdysvaltalainen yritys, ja sen verkosto toimii maailmanlaajuisesti, joten teknisiä tietoja voidaan käsitellä myös EU:n ja ETA:n ulkopuolella. Cloudflare on sertifioitunut EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (EU-U.S. Data Privacy Framework), ja sen tietojenkäsittelyehdot sisältävät EU:n vakiosopimuslausekkeet.

Resend on yhdysvaltalainen sähköpostipalvelu, joka säilyttää lähetettyjen viestien sisällön ja lähetyslokit Yhdysvalloissa. Lähettämämme viestit sisältävät nimesi, sähköpostiosoitteesi ja tilauksen tiedot. Resend on mukana EU:n ja Yhdysvaltojen välisessä tietosuojakehyksessä, ja sen tietojenkäsittelyehdot sisältävät EU:n vakiosopimuslausekkeet.

Kuinka kauan tietoja säilytetään

• Yhteydenotot: niin kauan kuin asian hoitaminen ja mahdollinen asiakassuhde edellyttävät.
• Asiakassuhteen tiedot: sopimuksen voimassaolon ajan ja sen jälkeen niin kauan kuin oikeuksien ja velvollisuuksien hoitaminen edellyttää.
• Lomakepaketin tilaukset: tilaukset ovat kirjanpidon tositteita, joten niitä säilytetään kuten muuta kirjanpitoaineistoa (alla).
• Kirjanpitoaineisto: kirjanpitolain mukaan tositteet vähintään kuusi vuotta ja kirjanpidot kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä.
• Jäsenalueen käyttäjätili ja lomakkeiden tiedot: niin kauan kuin käyttöoikeus on voimassa tai kunnes pyydät tilin poistamista. Lomakkeiden tiedot voit poistaa myös itse. Epäonnistuneiden kirjautumisten laskuri nollautuu onnistuneen kirjautumisen jälkeen.
• Asiakkaan lukuun käsiteltävät tiedot: asiakkaan kanssa sovitun mukaisesti. Sopimuksen päättyessä palautamme tai poistamme tiedot.

Oikeutesi

Sinulla on oikeus:

• saada tieto siitä, mitä tietoja sinusta käsittelemme, ja saada jäljennös niistä
• pyytää virheellisten tietojen oikaisua
• pyytää tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista
• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä
• saada antamasi tiedot koneluettavassa muodossa, kun käsittely perustuu sopimukseen

Lähetä pyyntö sähköpostilla yllä olevaan osoitteeseen. Vastaamme viimeistään kuukauden kuluessa. Voit myös tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi).

Emme tee automaattisia päätöksiä emmekä profiloi sivuston käyttäjiä.

Selosteen muutokset

Päivitämme selostetta, kun palvelumme tai tietojen käsittely muuttuu. Päivityspäivä on sivun alussa.